Een gids over de voordelen van software voor wagenparkbeheer en telematica voor wagenparkbeheerders
De sector van het vlootbeheer is miljarden waard en blijft groeien naarmate de verantwoordelijkheden van de vlootbeheerders toenemen en de uitdaging om hun vloot onder controle te houden complexer wordt. Veel bedrijven zijn op zoek naar fleetmanagementsoftware, GPS-tracking en telematica om hun vlootmanagers te helpen deze extra werkbelasting te beheren en hen meer strategische input te geven in de organisatie.
In dit artikel bekijken we twee van de belangrijkste onderdelen van het vlootbeheer: de specialistische software en de telematica. Aangezien beide veel voordelen hebben, kan het voor wagenparkbeheerders verwarrend zijn welke technologie het meest geschikt is voor hun behoeften. We proberen het antwoord te geven, maar erkennen ook dat organisaties voor de beste resultaten moeten streven naar een combinatie van vlootbeheersoftware, GPS-tracking en telematica. office 365 intranet kopen
Wat is vlootbeheer?
Wagenparkbeheer is de organisatie en administratie die betrokken is bij de coördinatie van bedrijfswagens. Bedrijven besluiten het wagenparkbeheer in te zetten om de gehele levenscyclus van het wagenpark effectief te controleren, waardoor ze vervolgens de efficiëntie kunnen verbeteren, de kosten kunnen verlagen, de productiviteit kunnen verhogen, de risico’s kunnen verminderen en de naleving van de overheidsvoorschriften kunnen waarborgen.
Wagenparkbeheer kan het volgen van voertuigen, het monitoren van mechanische diagnoses en het analyseren van het rijgedrag omvatten. Door deze drie verschillende gebieden te beheersen, kunnen bedrijven hun kosten beheersen, toezicht houden op de prestaties en het onderhoud, concurrerend blijven in hun sector en de vraag en verwachtingen van de klant beheren.
Fleet management is de algemene term die fleet management software en telematica omvat. Fleet management software is in wezen een geavanceerde database van informatie, met gegevens over aangekochte voertuigen, specificaties, schema’s voor onderhoud en servicehistorie. Andere informatie, zoals informatie over de bestuurder – zoals verzekeringen, vergunningen en belastingen – zou ook in deze database kunnen worden opgeslagen.
De database is geavanceerder dan een opslagkluis, omdat organisaties gebruik kunnen maken van rapportage-instrumenten die hen in staat stellen waarschuwingen in te stellen en e-mails te versturen, bijvoorbeeld als de auto een dienst nodig had of als een bestuurder zijn conformiteitsdocumenten moet vernieuwen. Bovendien kan de software worden geïntegreerd met systemen van derden, zodat bedrijven gebruik kunnen maken van de gegevens waarover ze beschikken; ze kunnen een beter inzicht krijgen in hun wagenpark en op basis daarvan beslissingen nemen.
Wat is telematica?
Telematica bestaat meestal uit zwarte dozen die in een voertuig zijn geïnstalleerd en die de locatie en de prestaties van het voertuig volgen en de wagenparkbeheerder een idee geven van de manier waarop de bestuurder rijdt. Zo kan het hen bijvoorbeeld vertellen of een bestuurder te veel gas geeft of hard remt, wat leidt tot extra brandstofkosten.
De operationele gegevens die door telematicasystemen worden verzameld, omvatten: voertuigsnelheid, aantal kilometers per gallon, brandstofverbruik, gewicht van de lading, versnelling, remkracht en rijstijl. Bovendien kunnen sommige telematicasystemen de wagenparkbeheerder informeren als het contact aanstaat, als de deuren van een voertuig open zijn en als het paniekalarm is geactiveerd. De gegevens worden rechtstreeks naar de servers van het bedrijf gestuurd, of naar de server van een leverancier, waartoe een organisatie toegang heeft.
Verantwoordelijkheden en doelstellingen van een wagenparkbeheerder
Fleetmanagers kunnen verschillende taken hebben, afhankelijk van de omvang van hun bedrijf, maar hun verantwoordelijkheden kunnen bestaan uit het bijhouden van het brandstofverbruik en de bijbehorende kosten, het beheer van de chauffeurs, de gezondheid, veiligheid en naleving, de routeplanning en de aanschaf en het onderhoud van voertuigen.
De hoofdverantwoordelijkheid is het bewaken en verbeteren van de manier waarop het wagenpark functioneert.
Managers hebben te maken gehad met enorme veranderingen binnen de sector, waaronder chauffeurstekorten, de opkomst van aangesloten, elektrische en autonome auto’s, nieuwe wetgeving en normen die voortdurend worden bijgewerkt, steeds geavanceerdere datahulpmiddelen en de impact van COVID-19, wat betekent dat ze voertuigen op afstand moeten monitoren.
De rol van een wagenparkbeheerder verandert in overeenstemming met de technologische vooruitgang. Daarmee zullen ze in de loop van de tijd meer moeten beheren, waaronder vermogensbeheer, milieu- en duurzame initiatieven, mobiliteitsbeheer en het bijhouden van al deze nieuwe gegevens die op hen afkomen.
Veel van de taken van de wagenparkbeheerder zijn tijdrovend en daarom hebben ze mogelijk extra ondersteuning nodig via software, telematica en andere middelen.
Vlootbeheer en Telematica: Vergelijking van functies
Vlootmanagementsoftware Telematica en GPS Tracking
Service planning Registreren en leveren van voertuiglocatiegegevens om te helpen met facturering en tijdstempels
Onderhoudshistorie Callcenter dispatching
Voertuigspecificaties en onderdelenhistorie Gegevens over het rijgedrag van de bestuurder – gemiddelde snelheden, remmen, bochtenwerk – om ervoor te zorgen dat de voertuigen niet verkeerd worden bestuurd
Uitgavenrapportage (brandstofbonnen, facturen voor reparaties) Routeplanning
Documentopslag Tracken en rapporteren over motoruren en mijlen om te helpen met onderhoudsschema’s
Voertuigaankoop en bestelling Brandstofverbruik in real-time
Vlootbeleidsdocumenten Kilometerstanden
Nalevingsgegevens over verzekeringen, belastingen en rijbewijzen Voertuigfouten in real-time
Operationele kosten Geofence-waarschuwingen maken meldingen mogelijk binnen vooraf bepaalde gebieden – dit kan helpen om te controleren wanneer een bestuurder is aangekomen en vertrokken van een locatie.
Gegevens van de bestuurder, met inbegrip van contactgegevens van de arts en het rijbewijs
Hoe kunnen fleetmanagementsoftware en telematica samenwerken?
Hoewel sommige organisaties kunnen besluiten om ofwel vlootbeheersoftware ofwel telematica te gebruiken, zijn er een aantal voordelen verbonden aan het gebruik van beide technologieën samen.
Door de twee systemen te integreren kunnen organisaties op een aantal manieren profiteren:
Het verbeteren van de manier waarop routes worden gepland en gevolgd, en vervolgens worden aangepast.